Numériser ses documents administratifs

28
28 octobre 2016
Salut à tous,

Pour le coté pratique, j'envisage de numériser l'ensemble de mes documents administratifs

Cela dans un souci de gain de place, et de simplicité de recherche et d'organisation
(Ça n’empêche pas de garder les versions papiers dans un coin)

Cela permet aussi de garder les documents et factures en cas d'incendie (Données copiées sur mon synology, avec replication a distance sur un autre Syno)

La question est : Comment s'y prendre
J'ai bien une imprimante multifonction, mais galère ... Pas de recto verso, ouvrir et fermer le capot, etc ...

J'ai cherché un peu et suis tombé sur ce type de scanner :

amazon.fr/gp/…B96

EDIT : en plus il y a 20 euros d'ODR par Brother jusqu'à fin novembre 2016 ...

D'après les commentaires, il avale les feuilles, les fait recto-verso automatiquement, et on peut automatiser la creation des fichiers
Ce serait donc le bon plan ?

Certains ont une expérience de la numérisation en masse ?

Votre avis est le bienvenu ^^

28 commentaires

Salut à toi

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

exemple de mes dossiers si ça peut donner des idées:
http://img4.hostingpics.net/pics/774915Sanstitre.png

iradorn

Salut à toi :)Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.Je le f … Salut à toi :)Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.Je le fais comme ceci:J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ).Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology



merci pour le tuto complet, je vais essayé. Si on a pas de synology ça marche quand même?

il te faut un scanner recto/verso à défilement avec chargeur (~200€). Sans le chargeur tu seras obligé de tenir chaque feuille à la main.
Quand on a des dossiers administratifs complets, ça fait gagner un temps fou par rapport au classique scanner à plat manuel.
Par contre, mieux vaut ne rien mettre dans le cloud, ni dans aucun service "offert" par une banque. Exit le facebook des données personnelles

Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.
J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.

Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)

Posteur

iradorn

Salut à toi :)Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.Je le f … Salut à toi :)Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.Je le fais comme ceci:J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ).Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology



Interessant, je ne connaissais pas cette solution
Ca corrige l'image / redresse les documents etc ?
La qualité est correcte ? Cela permet de gerer differents formats ? (A3, A4, A5, etc ...)

Thanks

roazhon91

merci pour le tuto complet, je vais essayé. Si on a pas de synology ça m … merci pour le tuto complet, je vais essayé. Si on a pas de synology ça marche quand même?



Bien sur
Moi c'est juste pour faire une sauvegarde chez moi

jeremob

Interessant, je ne connaissais pas cette solutionCa corrige l'image / … Interessant, je ne connaissais pas cette solutionCa corrige l'image / redresse les documents etc ?La qualité est correcte ? Cela permet de gerer differents formats ? (A3, A4, A5, etc ...)Thanks



Bien sur, ça fait tout.
test, tu vas être ravie

@jeremob,
Tu peux recadrer la zone a conserver sur la photo prise , appliquer des filtre pour éclaircir le rendu de l'image : Une fois c'est modification de base effectué cela va redresser le document.
Pour du A3 je c'est pas , car le seul souci , c'est la distance de recule pour prendre tous ton doc dans l'objectif du capteur photo avec un rendu des texte lisible.

Baileys

Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.J'ai plusieurs … Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)



C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile.
^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^

Pour les docs administratifs, une bonne boite d'allumettes à 20 centimes et en plus ça réchauffe.

jeremob

Interessant, je ne connaissais pas cette solutionCa corrige l'image / … Interessant, je ne connaissais pas cette solutionCa corrige l'image / redresse les documents etc ?La qualité est correcte ? Cela permet de gerer differents formats ? (A3, A4, A5, etc ...)Thanks



Faute de pouvoir avoir un scan, j'ai déjà scanné plusieurs fois avec cam scanner. Le logiciel est bien fichu, si tu disposes d'un smartphone avec un appareil photo décent, et une bonne luminosité dans la pièce, le soft détecte les bords du document, propose un traitement pour améliorer la lisibilité avec des options de réglagles, réajuste l'orientation et un export en format pdf.

Au final c'est plutôt pas mal en termes de rendu pour une solution "bricolage" mais à 0€, et si c'est juste pour de l'archivage je pense que ca peut suffire.

jean330

C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo derni … C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile. ^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^



Je sais pas ce qui est le pire entre tout perdre dans un incendie ou voir éventuellement tes données perso étalée en cas de faille... perso j'ai fait mon choix...

iradorn

Salut à toi :)Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.Je le f … Salut à toi :)Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.Je le fais comme ceci:J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ).Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synologyexemple de mes dossiers si ça peut donner des idées:


Je repose ta photo il y avait des catégories manquantes

hostingpics.net/vie…png

jean330

C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo derni … C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile. ^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^



Pour les plus parano, chiffrement possible sur Synology pour ensuite upload sur hubic
tuto ici: upandclear.org/201…ic/

Et Hubic c'est français, données en France. (bon ça peut toujours se faire hacker)

Je scan sur le gros photocopieur du boulot quand j'ai du temps libre et que ma chef n'est pas là, après c'est stockage/tri manuel sur le laptop à la maison, mais il faudrait que je pense à faire une copie sur un serveur de stockage

uninc

Je sais pas ce qui est le pire entre tout perdre dans un incendie ou voir … Je sais pas ce qui est le pire entre tout perdre dans un incendie ou voir éventuellement tes données perso étalée en cas de faille... perso j'ai fait mon choix...



C'est la règle de trois :
- 1 disque chez toi
- 1 disque en backup
- 1 disque sur 1 site distant (famille par ex)
C'est ce que fait toute bonne entreprise (à plus grand échelle).

Donc oui, une sauvegarde perso est préférable à un étalage de ses données privées sur des sites qui n'ont aucune obligation légale vis à vis de ces utilisateurs...
C'est plus contraignant, mais les risques sont bien moindres.

Moi aussi je scanne avec le portable (TinyScanner, j'ai pris le premier qui venait).
C'est bien plus pratique et rapide qu' un vrai scanner et le résultat est bon.
En tout cas, niveau qualité ça suffit à l'administration et à moi même. Pas la peine d'avoir une résolution de fou.
Franchement c'est que mon avis mais oublie les scanners, c'est cher pour ce que tu veux en faire.

désolé, mais bossant dans la sécu info, je me permet cette réflexion (je ne prends personne de haut, ce n'est que la conclusion de ce que je peux constater régulièrement) :

"Avant de numériser vos documents, apprenez à (vraiment) protéger vos données."

Le mec qui tombe sur une telle mine de documents va vous pourrir la vie (usurpation d'identité, ouverture de compte bancaire etc...)

Je scanne tout au boulot sur un copieur, ca va vite, ca me genere des pdfs que je mets sur mon google drive.

Posteur

Je pourrais également scanner au bureau, mais je me vois mal me ramener avec mes paperasses, et il y a toujours quelqu'un ...
Et les documents scannés (noms de fichiers et utilisateur) sont répertoriés ^^ (Je bosse dans l'IT)

Après, sécuriser les données n'est pas un soucis pour moi. Je ne mets rien de confidentiel sur le Cloud ^^
D'ou l'utilisation de mon synology avec une réplication distante http://www.turbopix.fr/i/7FU50TeJ5C.png

wiwi93

désolé, mais bossant dans la sécu info, je me permet cette réflexion (je n … désolé, mais bossant dans la sécu info, je me permet cette réflexion (je ne prends personne de haut, ce n'est que la conclusion de ce que je peux constater régulièrement) :"Avant de numériser vos documents, apprenez à (vraiment) protéger vos données."Le mec qui tombe sur une telle mine de documents va vous pourrir la vie (usurpation d'identité, ouverture de compte bancaire etc...)


Que ce soit sur votre disque, et encore plus sur un cloud, je conseille de créer un dossier chiffré que vous synchronisez ensuite

MieL

Que ce soit sur votre disque, et encore plus sur un cloud, je conseille … Que ce soit sur votre disque, et encore plus sur un cloud, je conseille de créer un dossier chiffré que vous synchronisez ensuite



Le conseil est bon, par contre associer dossier chiffré et cloud c'est assez risqué pour un débutant.

Un jour, j'ai un utilisateur qui avait créé un container TC à taille fixe et qui avait synchro un dossier qui contenait le fameux fichier.
Il ouvrait régulièrement son container et stockait des fichiers importants à l'intérieur.
Un jour qu'il n'avait plus de place sur son hdd, il a supprimé le fichier (assez volumineux) en se disant que toute façon il avait un backup.

Sauf que pour la synchro se faisait sur un container qui aux yeux de la synchro ne bougeait jamais (taille fixe). Quand il a récupéré son backup, le container été vide ...Fail...

Bref, renseignez vous bien et posez des questions avant de vous lancer

c'était quel type de container ? (nom du logiciel)
Étonnant que la synchro ne jetait pas un oeil sur la date de modif

Je suggère Veracrypt, c'est un soft open source qui créé un disque virtuel chiffré, le tout est stockable dans un unique fichier.
Pour les connaisseurs, c'est un fork de Truecrypt

pour le prix du produit que tu as mis sur amazon autant acheter une imprimante, la notre on la payé 20 euros de plus avec en plus un ODR et c'est une imprimante multifonction scan/fax/etc... elle imprime recto/verso et elle prend les feuille A3 aussi. Mais sa fait 2 ans qu'on la du coup n'ai plus proposer a la vente.

Posteur

christodu59

pour le prix du produit que tu as mis sur amazon autant acheter une … pour le prix du produit que tu as mis sur amazon autant acheter une imprimante, la notre on la payé 20 euros de plus avec en plus un ODR et c'est une imprimante multifonction scan/fax/etc... elle imprime recto/verso et elle prend les feuille A3 aussi. Mais sa fait 2 ans qu'on la du coup n'ai plus proposer a la vente.



Le scanner fait également recto-verso ? En automatique ?
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supprimé107999

ORGANISATION SUR LE PC


tous mes papiers, je les scannes, ça vas beaucoup plus vite pour trouvé sur le pc...
le plus long etant la premiere fois....

double backup, sur pc dans un dossier securiser
sur dde en claire
+ rangement des papiers dans une boite


http://img15.hostingpics.net/pics/507991Sanstitre.jpg

http://img15.hostingpics.net/pics/341449Sanstitre2.jpg

http://img15.hostingpics.net/pics/948871903.jpg

http://img15.hostingpics.net/pics/586105274.jpg

http://img15.hostingpics.net/pics/673456255.jpg

a la suite du premier scan ( tous tes papiers ) , se sera baucoup plus simple de scanner tes papiers,

je scan régulièrement, les fiches de paie 1 fois par mois les factures est autres en général c'est des mails ...

voilou

jean330

c'était quel type de container ? (nom du logiciel)Étonnant que la synchro … c'était quel type de container ? (nom du logiciel)Étonnant que la synchro ne jetait pas un oeil sur la date de modif


C'était du TC.
Non c'est normal, la date et l'heure de modif ne change pas.
Vu de l'extérieur, ton fichier n'est pas modifié. C'est l'intérieur du container qui est modifié, c'est seulement une fois que tu l'ouvre que tu constates les modifications.

Après en bidouillant c'est faisable, mais pas avec tous les types de containers et pas avec tous les systèmes de cloud. Certains peuvent gérer ça, d'autres non.

Données sur NAS.
Copie sur un autre NAS, un DD externe et 2 cloud avec chiffrement.
Petit plus en tant que développeur web : creation d'une app web pour lister par catégorie, trier, afficher et uploader les fichiers ;)b

jeremob

Le scanner fait également recto-verso ? En automatique ?



oui il y a 2 fente d'ouverture la basique a l'arriére pour imprimé, puis pour scanné il y a la vitre basique mais aussi une fente sur le dessus, on peut même mettre un paquet de feuille a scanné (dans la limite de 10 feuilles) et il s'en occupe tous (et fait aussi recto/verso si on lui as dit dans les paramètre avant de scanner). Et c'est la même marque (Brother) que l'appariel du lien donner.

On n'as même une garantie 5 ans gratuite "sur site", (donc c'est quelqu'un qui viens au domicile si elle tombe HS).
Bon après faut voir la panne car on n'as déja eu une panne et brother nous as envoyer un PDF sur comment réinitialisé l'encodage (qui était a l'origine du problème car elle imprimé des page blanche avec un carré noir au millieu de la feuille et disait bourrage papier aprés l'avoir imprimé) avec un simple coton tige

Mais bon elle n'ai plus proposer a la vente
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