Conseils pour une grosse soirée :)

Posté par jerem9211 le 18/04/2016 à 22h30

Conseils pour une grosse soirée :)

Le 18/04/2016 à 22h30

Le 18/04/2016 à 22h48

EDIT : J'ai mis mes principales questions en gras :)

Bonsoir tout le monde !

Je suis actuellement en 1ère (donc au lycée) et je compte organiser avec un ami une GROSSE soirée l’année prochaine, après mes 18 ans, début 2017 (je sais je m’y prends très à l’avance parce que je sais qu’une grosse soirée prend du temps à être mise sur pied et aussi j'ai envie d'être peinard pour réviser mon bac l'an prochain). J’ai déjà aidé à l’organisation de quelques grosses fêtes (400-600 personnes présentes). Cependant, je souhaite avoir conseils de votre part sur plusieurs points. Avant que vous commenciez à me dire que ce n’est pas raisonnable et de me convaincre d’abandonner mon idée, merci de lire jusqu'au bout :)

1° LES INVITES

Je compte voir débarquer à peu près 400 personnes à la soirée. Etant donné que tous les invités ne viendront pas et que d’autre voudront venir avec des potes, je pensais inviter 600 personnes de base. J’ai juste ?

Je compte bien entendu garder un ratio filles-garçons équilibré, entre 60:40 et 50:50. Sinon ça va râler |D
Les invités seront quasiment tous des Terminales, plus quelques Premières. Je sais que tous les invités ne se tiendront pas convenablement, mais j’y reviendrais plus loin.
Pour la promo je pense faire la totale : flyers et affiches au lycée, campagnes de propagande avec des gens qui ont la côte au lycée, évènement facebook, ...

2° LE BUDGET

Je suis conscient qu’une telle soirée nécessite un gros budget. Mon ami et moi avons mis pas mal d’euros de côté mais on souhaite récupérer notre mise de départ en faisant payer l’entrée à la soirée. On pensait ne pas faire payer plus de 15€, consos comprises. Ce n’est pas un prix démentiel, surtout que les gens de mon lycée ont des familles qui s’en sortent plutôt très bien, même en fin de mois (Revenu fiscal par ménage dans cette ville : 50000€/an).
Donc 15x400=6000€ de budget.
Je souhaite que les bénéfices de la soirée aillent à une association caritative.

3° LES BOISSONS ET LA NOURRITURE

Voilà les quantités de boisson et de nourriture qu'on compte acheter, sachant que la soirée débutera à 22h et donc que les gens auront déjà mangé. Suffisant ou pas assez ? Vous avez des bons plans pour acheter des boissons en grosse quantité pour moins cher qu'en supermarché ? Parce que c'est quand même onéreux, toutes ces conneries d'alcool :P




5° LE LIEU ET LA DECO.

Niveau superficie je ne sais pas combien prévoir pour que les gens ne soient pas trop espacés mais pas trop collés non plus. Une connaissance m’a dit qu’il fallait compter 1m² par personne, soit 400 m² de salle principale dans mon cas, hors espace bar, cuisine, vestiaire. Vrai ?

Pour éviter d’emmerder tout le voisinage, on compte louer toutes les 3 salles d'un bâtiment (qui est une ancienne mairie). La 1re salle fait 250m², la 2e 120m², la 3e 90m². On pensait faire comme suit :
- 250 m² : dancefloor avec DJ
- 120 m² : salle lounge avec musique à faible volume pour que les invités puisse reposer un peu leurs oreilles
- 90m ² : vestiaire, réserve, salle privée pour les organisateurs au cas où |D

Pour décorer la salle, on compte gonfler 500 ballons, servir les boissons dans des gobelets rouges (genre américain), mettre quelques guirlandes, des lumières sympas, 2-3 plantes. Mais ensuite, on ne sait pas trop quoi faire comme déco pas trop onéreuse et sympa.

6° LA SECURITE

On sait pertinemment qu’il y aura des gens là pour faire des conneries. On compte donc prendre 2 ou 3 agents de sécurité pour rappeler à l’ordre les petits fouteurs de troubles, voire les dégager. Ça coûte un peu cher, mais il en va du bon déroulement de la soirée.

Ensuite, concernant ceux qui viendront en scooter, en moto et en voiture, on compte leur demander leurs clés à l’entrée, clés qu’ils ne récupéreront à la sortie de la fête que si leur taux d’alcoolémie est suffisamment bas. Les amis qui tiendront le bar auront aussi la responsabilité de ne pas servir d’alcool aux gens dans un état d’ébriété avancé.

Mon ami et moi avons tous les deux passé la formation aux 1ers secours, et on compte demander à tous ceux qui vont aider à l’organisation de la fête de faire cette formation. Comme ça, en cas de malaise de la part d’un invité, nous saurons quoi faire. La formation est souvent gratuite lors de certaines journées.

On compte aussi prévenir 3-4 jours avant la caserne des pompiers que nous organisons une grande soirée, histoire qu’ils le sachent, comme ça en cas d’appel à cette adresse, ils savent exactement ce qu’il en est.

Nous achèterons également des capotes que nous mettrons à disposition au niveau de la sortie. Ça coûte 15€ la boite de 100 (merci dealabs xD), ce n’est pas ça qui va nous ruiner.

7° LA DATE DE LA FETE

Je pense que la période la plus propice à une telle fête serait le samedi de la fin des cours juste avant les vacances de Pâques ou alors le WE d’avant. Concernant les horaires, je table sur du 22h-5h. Qu’en pensez-vous ?

8° LE FILTRAGE DES ENTREES

On compte faire un système de billets d’entrée qu’on distribuera à l’avance aux gens qui auront payé leur place à l’avance. Le billet contiendra un numéro unique que l’on cochera une fois que la personne sera entrée, ou alors un billet avec un code barre qu'on pourra scanner avec un téléphone. Un tampon sera apposé sur sa main une fois que l’invité sera à l’intérieur afin qu’il puisse aller et venir sans complications. Un achat des billets sur place sera également possible, mais ce sera sans doute un peu plus cher, car on cherchera à privilégier la prévente à 15€ afin d’avoir un max d’entrées garanties et des fonds disponibles immédiatement.

Toute personne qui n’aura pas une tenue correcte (genre jogging, chaussures sales, maillot de foot, …) se verra refuser l’accès, parce que les gens, s'ils sont normaux, tâcheront d'éviter de se salir ou de se foutre sur la gueule s'ils ont pris de beaux habits qu'ils ont pas envie de déchirer :)

9° LE DJ ET LA SONO

Je pense que pour la sono, il va falloir taper dans du 3000W, sachant que la salle principale fait 250m² par 4m de haut.

Concernant le DJ, j'ai pas encore de choix fixé, j'en cherche un, donc si vous en connaissez un qui prend pas une blinde (genre me proposez pas Tiesto, j'ai pas les moyens pour lui -_-') ou si vous mixez, merci de me le faire savoir en MP ;)

Par contre, pour les fx lumineux, j'ai absolument aucune connaissance là-dedans :/ donc si quelqu'un s'y connait merci de me le faire savoir :)

10° LE MÉNAGE

Après la fête, je suis conscient que l’état de la salle sera pas folichon. On compte donc proposer à quelques gens qu'on connait de nous aider à ranger la soirée en échange de la gratuité du billet. Vous en pensez quoi, de cette idée ? Bon ou mauvais plan ?

Bon si vous avez TOUT lu, vous êtes des champions . Je vous dois un grand merci rien que pour ça. Donc si vous avez des conseils ou des mises en garde, ou quoique ce soit, merci de répondre à ce post

Jerem'

121 commentaires

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Sven

Le 18/04/2016 à 22h35

#1 Signaler
J'espère que tu mets autant d'ardeur à faire tes devoirs qu'à rédiger ce pavé |D
thib3113

Le 18/04/2016 à 22h41

#2 Signaler
Ouch cte préparation .... j'ai pas tout lu j'ai du m’arrêter au chapitre 2 .

Ton histoire me rappelle un film :


(il a 4ans deja le film Oo)

En tout cas, bon courage :)
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h41

#3 Signaler
T'inquiètes pas pour mes notes, je suis en S, et compliments voire félicitations à chaque trimestre du CP à la 1re |o
Drakitsu

Le 18/04/2016 à 22h42

#4 Signaler
T'inquiètes pas pour mes notes, je suis en S, et compliments voire félicitations à chaque trimestre du CP à la 1re |o
ça se la pète!
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h42

#5 Signaler
Ouch cte préparation .... j'ai pas tout lu j'ai du m’arrêter au chapitre 2 .

Ton histoire me rappelle un film :


(il a 4ans deja le film Oo)

En tout cas, bon courage :)

Lui, il l'avait organisé à l'arrache sa soirée :D

Que les choses soient claires, je ne mettrai pas de four à disposition des invités.
thib3113

Le 18/04/2016 à 22h43

#6 Signaler
Et une piscine ?
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h47

#7 Signaler
Non pas de piscine, y en a qui seraient capables de se noyer même si y a 15cm d'eau :p

J'ai mis les points qui me posent problème en gras :)
thib3113

Le 18/04/2016 à 22h50

#8 Signaler
Hum, je sais pas comment tu fais tes soirées, mais j'ai jamais fait de trucs aussi gros, nous ont était une 10aine de potes et ça suffisait :) .

Pour la décoration, je pense que les ballons suffiront pour partir en délire (une fenetre et une poutre nous suffisait :P), après voir pour des choses sur quoi s'assoir, s'allonger ?
nonoTreat

Le 18/04/2016 à 22h51

#9 Signaler
DEEEESSS MEUUUUUUUUUUUUUUUUUUFS

Passin

Le 18/04/2016 à 22h53

#10 Signaler
On est tous invité du coup?! B)
thib3113

Le 18/04/2016 à 22h53 (Modifié le 18/04/2016 à 22h53)

#11 Signaler
DEEEESSS MEUUUUUUUUUUUUUUUUUUFS
ben c'est ce que je disais :
des choses sur quoi s'assoir, s'allonger ?


On est tous invité du coup?! B)
faut faire un deal d'invitation :P
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h54

#12 Signaler
Hum, je sais pas comment tu fais tes soirées, mais j'ai jamais fait de trucs aussi gros, nous ont était une 10aine de potes et ça suffisait :) .

Pour la décoration, je pense que les ballons suffiront pour partir en délire (une fenetre et une poutre nous suffisait :P), après voir pour des choses sur quoi s'assoir, s'allonger ?

Oui j'ai prévu des poufs, des canaps et des tables basses à mettre dans la salle lounge :)
Une poutre et une fenêtre : gros délire, mais une fois que t'as jeté la poutre par la fenêtre c'est la fin |D
Passin

Le 18/04/2016 à 22h54

#13 Signaler
Oh oui des poufs...
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h55

#14 Signaler
Je ferais un ptit code promo DEALABSBOURELAGUEULE rien que pour vous ;)
thib3113

Le 18/04/2016 à 22h56

#15 Signaler
Une poutre et une fenêtre : gros délire, mais une fois que t'as jeté la poutre par la fenêtre c'est la fin |D
Euh ... tu as déjà porté une poutre en bois massif ? genre celle qui tienne les vieilles maison ? ben je peux te dire que c'est pas simple à jeter par la fenetre hein :)
MayaAngelou

Le 18/04/2016 à 22h56

#16 Signaler
C'est une blague ?
400 à 600 personne ? Tu dois déclarer ta soirée.
baboulinet

Le 18/04/2016 à 22h57 (Modifié le 18/04/2016 à 22h59)

#17 Signaler
Toute personne qui n’aura pas une tenue correcte (genre jogging, chaussures sales, maillot de foot, …) se verra refuser l’accès.
abusé... j'met 70 boules pour maillot du barça pour être frais aux soirées, je rentre partout sans problèmes, je blinde le phonetél de 06 et ici on refuse l'accès ?
Passin

Le 18/04/2016 à 22h58

#18 Signaler
Une poutre et une fenêtre : gros délire, mais une fois que t'as jeté la poutre par la fenêtre c'est la fin |D
Euh ... tu as déjà porté une poutre en bois massif ? genre celle qui tienne les vieilles maison ? ben je peux te dire que c'est pas simple à jeter par la fenetre hein :)
T'as pas bientôt fini de parler de ta poutre! |o
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h58

#19 Signaler
C'est une blague ?
400 à 600 personne ? Tu dois déclarer ta soirée.

Je la déclare déjà au maire et aux pompiers, c'est pas suffisant ? Il faut que je la déclare à Adealisateur et MatYX aussi ? :D
sha

Le 18/04/2016 à 22h59 (Modifié le 18/04/2016 à 23h10)

#20 Signaler
salut

je pense que le fait que tu fasses payer l'entrée , fait sortir ta soirée du cadre familiale/amical . donc vois si tu n'es pas obligé de faire une déclaration en préfecture/mairie .

il y a des limites légales en nombre d'invités avec des seuils qui entrainent des obligations 300/600/x000 personnes . à partir de ces seuils , tu dois avoir un service assistance médicale (souvent la croix rouge) qui moyennant "peu" peuvent te gérer les problèmes de "santé" qui arriveront évidemment tu l'as déjà évoqué.
tu n'obtiendras pas les autorisations si tu n'as pas un dossier qui répond à ces contraintes légales .
il y aura certainement des mineurs , tu seras responsable de ce qui pourra leur arriver suite à une alcoolisation survenu dans ta soirée ( accident , agression ,suicide, dégradations,...).
250 m² de dancefloor , vu qu'en début de soirée il aura plus de succés que le chillout (qui marchera plus fort à l'approche du matin) ,fait que pour 4/500 personnes , tu te retrouves avec 0.5m² /personne . xS (même si dans la théorie ta surface totale correspondrait bien à 1m²/pers. ....à méditer)

pour la déco , tu peux te renseigner auprès d'asso spécialisées dans cette prestation . je ne connais pas les tarifs , mais ça peut être intéressant de ne pas avoir à gérer cela soi-même , et c'est en générale de très bonne facture .la majorité des festivals/soirée délèguent cette tâche à ces asso. étant donné que ça demande toujours plus de travail que ce que l'on aurait imaginé et que le moment venu ,il y a gras de choses à faire en plus de ça .

je reviendrai si d'autres choses me venaient à l'esprit :)
jerem9211

Le 18/04/2016 à 22h59 (Modifié le 18/04/2016 à 23h01)

#21 Signaler
Toute personne qui n’aura pas une tenue correcte (genre jogging, chaussures sales, maillot de foot, …) se verra refuser l’accès
abusé... j'met 70 boules pour maillot du barça pour être frais aux soirées et je rentre partout sans problèmes et ici on refuse l'accès ?

Madrid et Barcelone ça va, mais les mecs qui se ramènent avec le maillot d'Ibra c'est dehors |D
MayaAngelou

Le 18/04/2016 à 23h01 (Modifié le 18/04/2016 à 23h02)

#22 Signaler
C'est une blague ?
400 à 600 personne ? Tu dois déclarer ta soirée.

Je la déclare déjà au maire et aux pompiers, c'est pas suffisant ? Il faut que je la déclare à Adealisateur et MatYX aussi ? :D
préfecture de police ou préfecture.
Sha a tout résumé.
kn33

Le 18/04/2016 à 23h02 (Modifié le 18/04/2016 à 23h04)

#23 Signaler
DEEEESSS MEUUUUUUUUUUUUUUUUUUFS


Tkt il a prévu le coup ;).



Oui j'ai prévu des poufs




|D
thib3113

Le 18/04/2016 à 23h03

#24 Signaler
Toute personne qui n’aura pas une tenue correcte (genre jogging, chaussures sales, maillot de foot, …) se verra refuser l’accès.
abusé... j'met 70 boules pour maillot du barça pour être frais aux soirées, je rentre partout sans problèmes, je blinde le phonetél de 06 et ici on refuse l'accès ?
C'est le maillot du barça ça ... tu met un maillot valable et ça passe
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je précise que c'est un , je sais même pas ce que c'est le barça XD

jerem9211

Le 18/04/2016 à 23h04

#25 Signaler
La seule déclaration qu'il faut faire, c'est la SACEM (et encore, vu la fréquence à laquelle ils passent pour controler...), vu que je compte pas vendre les boissons ;)
kn33

Le 18/04/2016 à 23h05

#26 Signaler

je précise que c'est un , je sais même pas ce que c'est le barça XD


Frann

Le 18/04/2016 à 23h10 (Modifié le 18/04/2016 à 23h10)

#27 Signaler
T'en fais pas trop pour le ratio m²/personne, t'auras jamais 600 personnes constamment dans une salle (ni même dans les 3 d'ailleurs).
Entre ceux qui se pointent tard, ceux qui partent tôt, ceux qui passent leur soirée dehors ou aux chiottes, le ratio n'a que peu d'influence sur une soirée.

Si vraiment y'a du peuple, tu trouves toujours de la place dans un coin étant un peu bourré.

Par contre 3000W dans une salle fermée de 250m², c'est légèrement excessif si tu veux pas emmerder tout le monde ... Tu colles les enceintes sur pied pour les foutre en hauteur, ça suffira amplement .... A moins que tu veuilles une ambiance boite de conserve nuit où t'en sors sourd, mais à toi de voir.

En tout cas, je trouve que c'est pas une super idée d'organiser ça sans encadrement semi-pro ou au moins des adultes parce que là ça fait vraiment soirée qui va partir dans tous les sens ...

Parce qu'au lycée, t'as vraiment l'âge con et c'est pas quelques videurs qui y changeront quoique ce soit ...
Baileys

Le 18/04/2016 à 23h10 (Modifié le 18/04/2016 à 23h19)

#28 Signaler
Pour les boissons,
Va discuter avec le chef de rayon de ton hyper : avec les quantité que tu veux acheter, il y a toujours moyen de negocier.
Quand j'etait en ecole de commerce, on avait beaucoup de debit avec les soiree, du coup on passer commande au chef de rayon directement par palette et pas de pb de stockage car le magaqin nous les garder et on les recuperer le jour même.

Pour l'alcool, pas sur que la vente en directe soit legal car il faut une licence 4, nous on fournissait le stock mais c'etait le staff des salles/ bar qui tenait essentiellement le bar

Pour la salle,
Attention, les salles recevant du publique ont des contrainte de securité comme le nombre max de personnes pouvant etre acceuilli en meme temps
MayaAngelou

Le 18/04/2016 à 23h14

#29 Signaler
La seule déclaration qu'il faut faire, c'est la SACEM (et encore, vu la fréquence à laquelle ils passent pour controler...), vu que je compte pas vendre les boissons ;)
Et l'autorisation des parents ?
jerem9211

Le 18/04/2016 à 23h16

#30 Signaler
La seule déclaration qu'il faut faire, c'est la SACEM (et encore, vu la fréquence à laquelle ils passent pour controler...), vu que je compte pas vendre les boissons ;)
Et l'autorisation des parents ?

J'aurais 18 ans :) Ceci dit, ils le savent.
thib3113

Le 18/04/2016 à 23h17

#31 Signaler
J'aurais 18 ans :) Ceci dit, ils le savent.
les parents de tout les mineurs :P
jerem9211

Le 18/04/2016 à 23h20

#32 Signaler
J'aurais 18 ans :) Ceci dit, ils le savent.
les parents de tout les mineurs :P

C'est pas mon problème, ça ^^
thib3113

Le 18/04/2016 à 23h21 (Modifié le 18/04/2016 à 23h22)

#33 Signaler
C'est pas mon problème, ça ^^
Oh que si :D, si ya un mineur qui boit de l'alcool c'est ta faute, si il se fait mal ou quoi, c'est la même chose .... c'est pour ça que les écoles font signés des autorisations :)
brok

Le 18/04/2016 à 23h22 (Modifié le 18/04/2016 à 23h22)

#34 Signaler
J'espère que tu as profité du deal sur les préservatifs :D
MayaAngelou

Le 18/04/2016 à 23h23

#35 Signaler
La seule déclaration qu'il faut faire, c'est la SACEM (et encore, vu la fréquence à laquelle ils passent pour controler...), vu que je compte pas vendre les boissons ;)
Et l'autorisation des parents ?

J'aurais 18 ans :) Ceci dit, ils le savent.
Et alors ! Tu as 17 ans maintenant, remercie dieu car je ne suis pas ta maman.
Frann

Le 18/04/2016 à 23h25

#36 Signaler
J'aurais 18 ans :) Ceci dit, ils le savent.
les parents de tout les mineurs :P

C'est pas mon problème, ça ^^

T'as une idée légèrement utopique de l'organisation d'un événement pareil ...

T'es quand même sur :
600 personnes, c'est plus qu'à certains concerts.
DJ/Sono : matériel audiovisuel qui demande un respect des normes et d'une installation (normalement approuvé en amont par le lieu qui reçoit pour vérifier que tout est conforme - en particulier que le circuit électrique supporte la charge)
Alcool, qui plus est en distribution gratuite
Avec des mineurs

C'est pas pour rien qu'à tous les rassemblements de ce genre il y a 15k trucs auxquels se plier, tu penses bien que les lieux de divertissements ne s'emmerdent pas avec tout ça par pur plaisir de la paperasse
thib3113

Le 18/04/2016 à 23h27

#37 Signaler
En gros, voilà comment ça va finir :
jerem9211

Le 18/04/2016 à 23h28

#38 Signaler
@sha

Pour le fait de la déclarer je vais voir avec la mairie, je vais demander un RDV avec le responsable concerné pour en discuter.
La limite légale, il faut que je voie avec le responsable à la mairie c’est marqué nulle part sur le site de la ville.
Pour ce qui est de la soirée, je ne sais pas comment ils pourraient se suicider du rez de chaussée donnant sur un parc. L’assurance civile de mes parents peut couvrir l’évènement étant donné que j’ai droit à 5 évènements couverts par an.
Pour la surface, c’est vrai mais il y en a qui danseront peu ou pas et qui préfèreront le calme ^^


@Frann

Pour la puissance, je surestime pour avoir de la marge et je mettrais pas les enceintes à fond pour pas que ça force ;) Qui peut le plus peut le moins, comme on dit.
Pour la soirée, ce qui va faire partir en couilles :
- l'alcool : le barman ne servira pas d'alcool aux gens trop bourrés mais de l'eau
- les joints : ça sera pas mon problème, ils fumeront s'ils veulent, mais à une certaine distance du bâtiment
- les meufs : les mecs se battent pour une meuf >>> videur qui en dégage un des deux (pas les deux, sinon ils vont continuer à se taper à l'extérieur)

Je précise que le lycée dans lequel je suis est un bon lycée (classé dans le TOP 10 des meilleurs lycées de France), et que la plupart des gens qui y sont ne sont pas des cas sociaux.
sha

Le 18/04/2016 à 23h30

#39 Signaler
tiens , j'y pense , pour les entrée , tu peux utiliser des bracelets en rubans adhésif renforcé qui certifiera le paiement et pourra éviter des embrouilles ou roufiandages à l'entrée .à part à le couper , c'est indémontable ....ça se vend par plaque ,imprimmable avec un inscription à ta convenance et ça coute pas forcément un bras ;)

les tampons , c'est trop drôle :D ..je ne me souviens pas d'une teuf ou un concert où dans les potos y'en avait pas un avec un bic poiur nous dessiner le tampon sur la main...qu'est ce qu'on a pu faire comme économie avec ça ':) ...voir même une pièce de monnaie noircie au briquet et appliquée sur le poigné quand c'tait un joli tampon rond
jerem9211

Le 18/04/2016 à 23h32

#40 Signaler
PS : C'est plus 400 personnes vu que :
- y aura 100 personnes sur 600 qui partiront en vacances
- y aura 100 personnes sur 600 qui auront pas l'accord des parents

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