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Conversion EXCEL en PDF et lien hypertexte

Posté par box08 le 16/11/2016 à 23h30

Conversion EXCEL en PDF et lien hypertexte

Le 16/11/2016 à 23h30

Bonsoir,

Je fais appel à vous à propos d'un problème que je n'arrive pas à résoudre.
Actuellement en stage, j'ai du mettre au point une cartographie sur Excel. Celle-ci représente pas loin de 60 onglets sur le tableur et dans chaque onglet, il y a environ 20 renvois hypertexte vers les autres onglets du tableur (de simples liens hypertexte interne en somme).
C'est une sorte d'organigramme interactif.

Or, ce projet arrive à son terme et je dois publier sur l'intranet de l'entreprise une version au "propre" et à l'évidence, l'ouverture d'excel ne produit pas le résultat escompté.
C'est pourquoi je souhaite convertir mon fichier EXCEL en document PDF.

Et c'est là que vous intervenez :)
Lorsque j'effectue la conversion (Enregistrez-sous, format PDF), mes liens hypertexte vers des documents externes sont bien conservés. En revanche, 90% de mes liens hypertextes constituent de simples renvois vers les autres onglets du tableur. Et tout ces liens, qui constituent l'essence même du doc, ne sont plus valables après la conversion Excel -> PDF.

Auriez-vous s'il vous plaît une idée pour me sortir de cette panade ? ^^
Je suis prêt à y passer la nuit.

38 commentaires

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readymade

Le 16/11/2016 à 23h56

#1 Signaler
as tu essayé des outils de conversions en ligne? https://www.google.fr/search?q=excel+to+pdf&oq=excel+to+pdf

ya til vraiment pas moyen d'exploiter ton excel sur ton intranet?
box08

Le 16/11/2016 à 23h59

#2 Signaler
J'ai essayé avec un site mais plus aucun lien (ni interne ni externe) n'était valide. J'essaie de suite avec le tien, merci.
Malheureusement non. Le document a vocation a être extrêmement clair et lisible car il sera à disposition des salariés pour leurs choix de carrière. Et je ne peux pas modifier le zoom pour chaque page indépendamment, etc.. C'est plutôt complexe en terme de rendu visuel et l'interface excel donne lieu à trop d'incertitudes.
readymade

Le 17/11/2016 à 0h03 (Modifié le 17/11/2016 à 0h06)

#3 Signaler
box08

Le 17/11/2016 à 0h05 (Modifié le 17/11/2016 à 0h15)

#4 Signaler
Concernant la conversion en ligne, cela n'a pas marché. Les liens hypertextes "internes" sont inactifs.

Et pour Microsoft Excel Online, je vais essayer de suite. Mais quelle différence il y a t-il entre ça et un doc excel sur drive par exemple stp ?
readymade

Le 17/11/2016 à 0h15

#5 Signaler
un doc sur drive permet juste d'héberger en ligne et de définir du partage, à l'ouverture il te demande soit de l'ouvrir avec le logiciel excel soit via excel online, si online alors il convertit mais tu peux sans doute dès le départ le convertir pour que tout le monde puisse l'ouvrir en tant que office online.

J'ai déjà testé la version online en gratuit, ya moins de possibilités mais peut etre que dans ta boite les gens ont un abo business. mais ça veut pas dire que le rendu sera pas aussi bon
Le pb c'est que c'est un document privé (au sein de ton organisation) du coup il faudra que les gens se connecte, et là commence les pb potentiellement car les gens peuvent etre perdus. En mode lecture public c'est plus facile.

>> mais j'ai du mal à comprendre ton pb : ton fichier est calé tout bon? si oui pourquoi ne pas faire en sorte que les gens l'ouvrent sur excel? tu cliques sur un lien inséré sur une page intranet et ça télécharge/ouvre le fichier
box08

Le 17/11/2016 à 0h19 (Modifié le 17/11/2016 à 0h19)

#6 Signaler
En fait, mon problème, c'est la visualisation sur excel. Certains organigrammes sont lisibles à 100% de zoom, d'autres non. Il faut toujours rattraper le coup. Or, je ne peux pas me permettre de fournir une version non aboutie aux salariés. Excel laisse encore trop de marge de manœuvre. Avec un PDF, je suis certain que chaque salarié lira correctement l'ensemble des onglets.

Je sais pas si c'est très clair :/
readymade

Le 17/11/2016 à 0h21

#7 Signaler
ok je vois, donc toi dans ton excel tu es obligé de réajuster le zoom manuellement quand tu changes d'onglet? si c'est bien ça, oui ce n'est pas envisageable pour les salariés/lecteurs
matg

Le 17/11/2016 à 0h21

#8 Signaler
Peut-être avec doPDF ? Il y a un module spécial office
http://www.dopdf.com/
readymade

Le 17/11/2016 à 0h23 (Modifié le 17/11/2016 à 0h25)

#9 Signaler
ta solution serait le VBA http://forum.excel-pratique.com/excel/figer-zoom-t40853.html
le vba ça fait peur mais là c'est léger
Greg.V

Le 17/11/2016 à 0h24

#10 Signaler
As-tu par hasard essayé NitroPDF ?
box08

Le 17/11/2016 à 0h26 (Modifié le 17/11/2016 à 0h32)

#11 Signaler
Je vais m'atteler à la question alors. Jamais fait de VBA de ma vie, mais je suis motivé (et je suis au pied du mur aussi ^^). Après la question, ce sera de savoir si je peux appliquer cette technique indépendamment pour chaque onglet (une soixantaine).

Je vous remercie en tout cas.

DoPDF n'a pas fonctionné pour les liens HT
box08

Le 17/11/2016 à 0h43

#12 Signaler
Pareil avec NitroPDF :/
Je ne sais pas pourquoi ces fichus liens internes disparaissent. Ils me semblent bien que ce n'est pourtant pas incompatible avec le format PDF (type EBook et les renvois au sommaire etc..)
TheSam

Le 17/11/2016 à 1h29

#13 Signaler
Je viens de voir ta demande, je reviens avec la solution :) juste un peu de temps
matg

Le 17/11/2016 à 1h31

#14 Signaler
ok dommage pour dopdf. Apparemment ce n'est pas possible.
Par contre j'ai fait l'essai, plutôt qu'en PDF, tu peux enregistrer en page web (.html+dossier ou .mht pour un fichier unique)
Pour un classeur simple avec liens entre onglets ça marche.
Regarde si ça répond à ton besoin
box08

Le 17/11/2016 à 1h38

#15 Signaler
J'essaie cela de suite. Merci ;)
box08

Le 17/11/2016 à 1h56 (Modifié le 17/11/2016 à 2h05)

#16 Signaler
Je viens de faire le test. En .mht, c'est exactement l'attendu, avec tous les onglets etc.. et le côté pratique du fichier unique. Les liens semblent bel et bien actifs mais quand je clique, je tombe sur une erreur, la page ne semble pas exister.
En revanche, en .html, aucun problème, tout s'enchaîne parfaitement. Le seul problème, c'est la centaine de fichiers associés. Je ne sais pas comment je vais pouvoir importer tout cela (je crois que je ne peux pas importer de dossier directement sur l'intranet mais seulement des fichiers, je vérifie cela demain).

En tout cas, merci beaucoup. C'est en très bonne voie :)
habaday

Le 17/11/2016 à 2h03

#17 Signaler
Si tu utilise un cms cela risque d'être compromis pour mettre les fichiers dessus. il faudrait que tu demande a la personne qui gère votre intranet de te mettre les fichiers sur le serveur web.
matg

Le 17/11/2016 à 2h13 (Modifié le 17/11/2016 à 2h16)

#18 Signaler
De rien, tant mieux si ça t'aide déjà un peu !
Curieux quand même pour le .mht car sur mon test ça marche aussi bien qu'en html. Mais ça dépend peut-être du navigateur.


edit : je viens de refaire un test avec deux types de lien : en .mht ceux faits avec lien vers "emplacement dans ce document / onglet XXX" fonctionnent et ceux avec lien vers "emplacement dans ce document / nomdéfiniXXX" ne fonctionnent pas. Donc ça dépend peut-être du type de liens ?
Regarde aussi si ce ne sont pas les noms d'onglets qui auraient des caractères mal interprêtés en mht ?
box08

Le 17/11/2016 à 2h18 (Modifié le 17/11/2016 à 2h20)

#19 Signaler
De rien, tant mieux si ça t'aide déjà un peu !
Curieux quand même pour le .mht car sur mon test ça marche aussi bien qu'en html. Mais ça dépend peut-être du navigateur.

En fait, je viens de refaire le test et je n'ai plus cette erreur. Il n'y a que IE qui parvient à ouvrir ce fichier de mon côté.
Mais cette fois-ci, quand je clique sur un lien interne, j'ai une page blanche qui s'ouvre.
C'est peut-être juste mon ordinateur qui a quelque mal à tout afficher.

Tu utilises quel navigateur stp ?

Par ailleurs, je viens de me rendre compte que mes liens HT externes ne sont pas actifs en HTML. J'en ai une petite vingtaine au total. Normal d'après toi ?
matg

Le 17/11/2016 à 2h26 (Modifié le 17/11/2016 à 2h28)

#20 Signaler
IE 11, mais ça dépend peut-être des options de sécurité ?
Pour les liens externes, je viens de tester avec un lien vers Google.fr, il passe bien.

As-tu fait différents tests aussi dans la fenêtre "enregistrer sous" de valider avec "publier" ou avec "enregistrer" ?

Pour voir si c'est ton fichier qui a qqch de complexe, je te recommande faire un test sur un nouveau fichier avec juste Feuil1 2 3 et deux trois liens.
box08

Le 17/11/2016 à 2h34 (Modifié le 17/11/2016 à 2h36)

#21 Signaler
Je viens de faire le test, pas de différence à vu d’œil.
De même, en ne sélectionnant que 2-3 feuilles, j'ai ce problème récurrent en .mht, à savoir que je peux bel & bien accéder à chaque onglet mais manuellement, les liens HT renvoyant vers des erreurs.

Personnellement, concernant mes liens HT externes, il s'agit de liens qui commandent l'ouverture d'autres fichiers. Cela peut-il expliquer le pb stp ?
matg

Le 17/11/2016 à 2h50

#22 Signaler
De mon côté en faisant un lien vers un autre fichier local ça marche.
il faudrait regarder ce qui s'affiche en survolant le lien, peut-être qu'il ne convertit pas bien l'adresse générale ? (file:// etc. par exemple)
Ou bien comme j'ai dit précédemment un pb de réglage des paramètres de sécurité du navigateur qui empêche par défaut ce genre de liens ?
Je dois te laisser, j'espère que tu trouveras qqch qui conviendra.
Pour le test avec 2-3 feuilles, si tu l'as fait en sélectionnant quelques unes de ton doc, essaie peut-être en partant de zéro sur un nouveau document tout simple pour voir si ça fonctionne. Et quel navigateur as-tu ? peux-tu essayer sur plusieurs ?
Sinon tu peux tenter de rouvrir le html sous Word et de réenregistrer depuis word en mht, ou autres manips de ce genre... ça peut peut-être marcher ?
Dans tous les cas au moment où tu auras un truc qui marche, vérifie s'il marche toujours en renommant le dossier pour s'assurer que les liens soient bien en relatif.
box08

Le 17/11/2016 à 2h53 (Modifié le 17/11/2016 à 2h54)

#23 Signaler
Eh bien, un grand merci pour ton aide précieuse. Je vais regarder tout cela de très près. C'est vrai que c'est un peu étonnant pour les liens HT externes. Ils sont soulignés en bleus de surcroît.
Et j'utilise la même version d'IE que toi.

Bonne nuit :)
box08

Le 17/11/2016 à 3h22

#24 Signaler
Et effectivement, je viens de faire le test avec un nouveau doc excel et pas de pb pour faire un renvoi vers mon document. Je vais essayer de trouver d'où le problème peut-il bien venir par rapport à ce que tu m'as indiqué.
box08

Le 17/11/2016 à 15h29

#25 Signaler
Je suis preneur si quiconque a une autre solution à apporter. En effet, le format HTML résout en partie le problème mais concernant la mise en page et le zoom sur chaque onglet notamment, il n'y a rien de comparable au format PDF. Je ne comprends vraiment pas qu'ils soient si difficile de charger ces liens internes :(
DealeurMaster

Le 17/11/2016 à 16h06

#26 Signaler

Une réponse de Google a écritAfficher l'intégralité de la citation


1.Open your Excel file
2.Click and open all the hyperlinks and TURN THEM ALL RED
3.Close the umpteen pages you opened (just in case they could create problems)
4.From the Office icon (or the "File" menu) go to "Save As"
5.Select PDF or XPS
6.Click on "Options..." Make sure you click "CONFORM TO ISO 19005-1 (PDF/A)" (may be "ISO 19005-1 compliant (PDF/A)") then OK
7.In the bottom right, click on PUBLISH (or "Save")

Tu peux essayer cette méthode que j'ai trouvé sur internet ;)
box08

Le 17/11/2016 à 16h34

#27 Signaler
Je suis tombé dessus cette nuit aussi, mais sans succès. Merci quand même :)
TheSam

Le 17/11/2016 à 17h19

#28 Signaler
Salut, je ne sais pas si tu as pu trouver quelque chose de mieux mais en fait le problème que tu soulèves est un problème interne à Excel.
Ce que je te proposes c'est de copier tes liens hypertexte et de les coller dans Word. Puis tu vas dans Word, tu refais un copier coller des nouveaux liens vers Excel. Puis tu enregistres ton Excel sous PDF et tu devrais avoir un PDF avec les bons liens. Le hic c'est que tu sembles avoir beaucoup d'onglets et que ca serait bien d'optimiser l'ouverture du bon onglet pour tes collaborateurs.

Pourrais-tu envoyer par exemple un fichier avec 3 onglets de liens (pas de données confidentielles évidemment) que je puisse voir ce qu'on peut automatiser ?

Bon courage à toi dans tous les cas :)
box08

Le 17/11/2016 à 21h27 (Modifié le 17/11/2016 à 21h32)

#29 Signaler
Et bien, merci beaucoup pour ta réponse. J'ai terminé mon stage aujourd'hui et j'ai rendu mon travail par la même occasion. Je suis déçu du résultat, ma responsable probablement également car elle en attendait tant..
J'ai déposé ma clé USB avec tous les fichiers auprès d'un de mes collègues et je la récupère demain en déposant mon badge (je viens de sortir du bureau, plus de gardien à cette heure ^^ ).

Quoiqu'il en soit, j'essaierai ta méthode demain, et ce même s'il m'en coûte du temps car je ne compte pas résumer mes 3 mois de stage à une copie bâclée.
Je fais voir s'il est possible d'en publier un extrait quand je récupérerai mes fichiers car j'ai bien conscience que cela permettrait de cerner plus facilement le problème, et donc les solutions ^^
Mais je n'ai vraiment aucune certitude à ce sujet, j'étais dans une banque et ils sont assez intransigeant à ce niveau. Et je crois que chaque onglet fait état de données particulières (même si me concernant, je ne trouve pas cela dramatique, il ne s'agit que d'intitulés d'emplois au final ;) )

Pour t'en dire un peu plus, il s'agit d'un organigramme général constitué de formes avec l'intitulé des métiers, décliné sur 60-70 onglets. Chaque onglet détaille un parcours en particulier le plus souvent, mais on retrouve souvent le même schéma. Donc oui, je pense qu'il doit y avoir un moyen rationnel d'automatiser cela (macro ? je n'y connais rien :/ ) car par exemple, le lien hypertexte d'une forme (un rectangle) car d'un onglet à l'autre, de nombreuses formes sont identiques et ont donc le même renvoi HT. Néanmoins, je crains que la difficulté se situe justement dans le fait que mes liens HT sont liés à des formes et non à des cellules.

Encore merci ;)
matg

Le 18/11/2016 à 1h55

#30 Signaler
J'avais essayé aussi les deux astuces ci-dessus sans succès pour des miens internes. Le copier coller dans Word ne marche pas pour ce besoin.
Sans données du tout, si tu recreais un fichier de deux onglets avec les formes et les liens mais en écrivant des conneries à la place du texte du vrai fichier ça aiderait vraiment à t'aider. :)
TheSam

Le 18/11/2016 à 2h58 (Modifié le 18/11/2016 à 3h00)

#31 Signaler
Terminer son stage sur une déception... Heureusement il y a Dealabs ! :)

J'avais essayé aussi les deux astuces ci-dessus sans succès pour des miens internes. Le copier coller dans Word ne marche pas pour ce besoin.
Sans données du tout, si tu recreais un fichier de deux onglets avec les formes et les liens mais en écrivant des conneries à la place du texte du vrai fichier ça aiderait vraiment à t'aider. :)

C'est étonnant moi je retrouve bien mes liens dans le PDF final... Avec Pack Office 2013 + Adobe Reader. sinon ca se fait aussi en VBA au besoin.
matg

Le 18/11/2016 à 8h39

#32 Signaler
Ah c'est vrai que je suis sous 2007. Du coup si cette technique fonctionne sur plus récent c'est déjà ça mais tout de même, ça me fait me rendre compte qu'ils n'ont toujours pas corrigé ça après toutes ces années, c'est dommage !
box08

Le 18/11/2016 à 17h46

#33 Signaler
Je publierai un petit extrait demain. Après vous allez voir, mon doc n'est pas si compliqué, c'est juste qu'il y a environ 20-25 liens par onglets et 60 onglets environ. Je passe par un drive ?
TheSam

Le 19/11/2016 à 1h49

#34 Signaler
Ouep au plus simple :)
mrassol_2

Le 19/11/2016 à 7h34

#35 Signaler
D'apres ce site : superuser.com/questions/240575/create-pdf-with-internal-hyperlinks voici la solution :

oday I found the solution (I will give my translation of the Italian steps of my Excel 2007 version which might differ from an English version).

Open your Excel file
Click and open all the hyperlinks and TURN THEM ALL RED
Close the umpteen pages you opened (just in case they could create problems)
From the Office icon (or the "File" menu) go to "Save As"
Select PDF or XPS
Click on "Options..." Make sure you click "CONFORM TO ISO 19005-1 (PDF/A)" (may be "ISO 19005-1 compliant (PDF/A)") then OK
In the bottom right, click on PUBLISH (or "Save")

That will save your file as a PDF and your hyperlinks will be active.
box08

Le 21/11/2016 à 14h35

#36 Signaler
Bon finalement, je n'ai pas pu replonger dedans. Je rentre chez moi Mardi, j’essaierai d'uploader à ce moment là. Si vous avez 2min à ce moment pour y regarder, ce serait cool :)
matg

Le 28/11/2016 à 1h56

#37 Signaler
hello, des news ? qu'as-tu gardé au final ?
box08

Le 01/12/2016 à 17h41

#38 Signaler
Je n'ai toujours pas remis le nez dedans. Ce week-end probablement. Je posterai la trame ici, promis :)

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