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Numériser ses documents administratifs

Posté par jeremob le 28/10/2016 à 15h14

Numériser ses documents administratifs

Le 28/10/2016 à 15h14

Le 28/10/2016 à 15h28

Salut à tous,

Pour le coté pratique, j'envisage de numériser l'ensemble de mes documents administratifs

Cela dans un souci de gain de place, et de simplicité de recherche et d'organisation
(Ça n’empêche pas de garder les versions papiers dans un coin)

Cela permet aussi de garder les documents et factures en cas d'incendie (Données copiées sur mon synology, avec replication a distance sur un autre Syno)

La question est : Comment s'y prendre
J'ai bien une imprimante multifonction, mais galère ... Pas de recto verso, ouvrir et fermer le capot, etc ...

J'ai cherché un peu et suis tombé sur ce type de scanner :

https://www.amazon.fr/gp/product/B00HAPVI40/ref=ox_sc_act_title_1?ie=UTF8&psc=1&smid=A1X6FK5RDHNB96

EDIT : en plus il y a 20 euros d'ODR par Brother jusqu'à fin novembre 2016 ...

D'après les commentaires, il avale les feuilles, les fait recto-verso automatiquement, et on peut automatiser la creation des fichiers
Ce serait donc le bon plan ?

Certains ont une expérience de la numérisation en masse ?

Votre avis est le bienvenu ^^

28 commentaires

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iradorn

Le 28/10/2016 à 15h21 (Modifié le 28/10/2016 à 15h27)

#1 Signaler
Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

exemple de mes dossiers si ça peut donner des idées:
roazhon91

Le 28/10/2016 à 15h22

#2 Signaler
Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

merci pour le tuto complet, je vais essayé. Si on a pas de synology ça marche quand même? |D
jean330

Le 28/10/2016 à 15h25 (Modifié le 28/10/2016 à 15h55)

#3 Signaler
il te faut un scanner recto/verso à défilement avec chargeur (~200€). Sans le chargeur tu seras obligé de tenir chaque feuille à la main.
Quand on a des dossiers administratifs complets, ça fait gagner un temps fou par rapport au classique scanner à plat manuel.
Par contre, mieux vaut ne rien mettre dans le cloud, ni dans aucun service "offert" par une banque. Exit le facebook des données personnelles :|
Baileys

Le 28/10/2016 à 15h27

#4 Signaler
Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.
J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.

Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)
jeremob

Le 28/10/2016 à 15h27

#5 Signaler
Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

Interessant, je ne connaissais pas cette solution
Ca corrige l'image / redresse les documents etc ?
La qualité est correcte ? Cela permet de gerer differents formats ? (A3, A4, A5, etc ...)

Thanks
iradorn

Le 28/10/2016 à 15h29 (Modifié le 28/10/2016 à 15h30)

#6 Signaler
Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

merci pour le tuto complet, je vais essayé. Si on a pas de synology ça marche quand même? |D

Bien sur :)
Moi c'est juste pour faire une sauvegarde chez moi :)

Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

Interessant, je ne connaissais pas cette solution
Ca corrige l'image / redresse les documents etc ?
La qualité est correcte ? Cela permet de gerer differents formats ? (A3, A4, A5, etc ...)

Thanks

Bien sur, ça fait tout.
test, tu vas être ravie ;)
Baileys

Le 28/10/2016 à 15h31

#7 Signaler
@jeremob,
Tu peux recadrer la zone a conserver sur la photo prise , appliquer des filtre pour éclaircir le rendu de l'image : Une fois c'est modification de base effectué cela va redresser le document.
Pour du A3 je c'est pas , car le seul souci , c'est la distance de recule pour prendre tous ton doc dans l'objectif du capteur photo avec un rendu des texte lisible.
jean330

Le 28/10/2016 à 15h31 (Modifié le 28/10/2016 à 15h31)

#8 Signaler
Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.
J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.

Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)

C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile.
^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^
winini47

Le 28/10/2016 à 15h31

#9 Signaler
Pour les docs administratifs, une bonne boite d'allumettes à 20 centimes et en plus ça réchauffe.
uninc

Le 28/10/2016 à 15h32 (Modifié le 28/10/2016 à 15h35)

#10 Signaler
Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

Interessant, je ne connaissais pas cette solution
Ca corrige l'image / redresse les documents etc ?
La qualité est correcte ? Cela permet de gerer differents formats ? (A3, A4, A5, etc ...)

Thanks

Faute de pouvoir avoir un scan, j'ai déjà scanné plusieurs fois avec cam scanner. Le logiciel est bien fichu, si tu disposes d'un smartphone avec un appareil photo décent, et une bonne luminosité dans la pièce, le soft détecte les bords du document, propose un traitement pour améliorer la lisibilité avec des options de réglagles, réajuste l'orientation et un export en format pdf.

Au final c'est plutôt pas mal en termes de rendu pour une solution "bricolage" mais à 0€, et si c'est juste pour de l'archivage je pense que ca peut suffire.

Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.
J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.

Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)

C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile.
^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^

Je sais pas ce qui est le pire entre tout perdre dans un incendie ou voir éventuellement tes données perso étalée en cas de faille... perso j'ai fait mon choix...
deportivo79

Le 28/10/2016 à 15h34 (Modifié le 28/10/2016 à 15h35)

#11 Signaler
Salut à toi :)

Alors je numérise aussi l'ensemble de mes documents.
Je le fais comme ceci:

J'ai un compte hubic, application hubic installé sur mon portable.
J'ai l'application camScanner d'installé sur mon portable.

Je scan tous avec cette application qui est formidable (adieu les scanner).
Une fois l'ensemble scanné, j'envoie le tout sur un dossier "tmp" dans mon hubic.

Ensuite une fois sur mon PC, je fais le trie des documents situé dans tmp vers les bon dossiers (logement, energie, véhicules, santé, ...).
La première fois est chiante (fais ça un dimanche de pluie ;) ).
Ensuite dès que t'a un papier, tu sors ton portable tu scan et terminé.

ps: je synchronise mon compte hubic avec mon synology

exemple de mes dossiers si ça peut donner des idées:
Je repose ta photo il y avait des catégories manquantes B)

http://www.hostingpics.net/viewer.php?id=723248Sanstitre.png
iradorn

Le 28/10/2016 à 15h35 (Modifié le 28/10/2016 à 15h37)

#12 Signaler
Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.
J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.

Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)

C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile.
^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^

Pour les plus parano, chiffrement possible sur Synology pour ensuite upload sur hubic ;)
tuto ici: https://upandclear.org/2016/02/13/synology-backup-chiffre-dans-le-cloud-hubic/

Et Hubic c'est français, données en France. (bon ça peut toujours se faire hacker)
Sonero

Le 28/10/2016 à 15h37

#13 Signaler
Je scan sur le gros photocopieur du boulot quand j'ai du temps libre et que ma chef n'est pas là, après c'est stockage/tri manuel sur le laptop à la maison, mais il faudrait que je pense à faire une copie sur un serveur de stockage |D
jean330

Le 28/10/2016 à 15h39 (Modifié le 28/10/2016 à 15h53)

#14 Signaler
Je fais la même chose que iradorn , mais sans synology.
J'ai plusieurs centaine de Go sur Onedrive / Stockage Livebox + HDD & Freebox Server des parent : en quelques clic les documents sont envoyé sur ces différents espace de stockage.

Sur l'Ordi , j'ai un dossier qui regroupe l'ensemble de mes fichiers / doc important , et tous se synchronisé sans intervention de ma part (les applis de Synchro tourne en tache de fond des démarrage)

C'est génial, comme ça à la 1ère faille de sécurité (genre yahoo dernièrement), toutes tes données persos sont étalées sur la toile.
^^ ^^ les fous... enfin bon, c'est moderne, faudra pas vous plaindre après coup ^^

Je sais pas ce qui est le pire entre tout perdre dans un incendie ou voir éventuellement tes données perso étalée en cas de faille... perso j'ai fait mon choix...

C'est la règle de trois :
- 1 disque chez toi
- 1 disque en backup
- 1 disque sur 1 site distant (famille par ex)
C'est ce que fait toute bonne entreprise (à plus grand échelle).

Donc oui, une sauvegarde perso est préférable à un étalage de ses données privées sur des sites qui n'ont aucune obligation légale vis à vis de ces utilisateurs...
C'est plus contraignant, mais les risques sont bien moindres.
jcduso

Le 28/10/2016 à 15h45 (Modifié le 28/10/2016 à 15h45)

#15 Signaler
Moi aussi je scanne avec le portable (TinyScanner, j'ai pris le premier qui venait).
C'est bien plus pratique et rapide qu' un vrai scanner et le résultat est bon.
En tout cas, niveau qualité ça suffit à l'administration et à moi même. Pas la peine d'avoir une résolution de fou.
Franchement c'est que mon avis mais oublie les scanners, c'est cher pour ce que tu veux en faire.
wiwi93

Le 28/10/2016 à 15h46

#16 Signaler
désolé, mais bossant dans la sécu info, je me permet cette réflexion (je ne prends personne de haut, ce n'est que la conclusion de ce que je peux constater régulièrement) :

"Avant de numériser vos documents, apprenez à (vraiment) protéger vos données."

Le mec qui tombe sur une telle mine de documents va vous pourrir la vie (usurpation d'identité, ouverture de compte bancaire etc...)
Kvn

Le 28/10/2016 à 15h47

#17 Signaler
Je scanne tout au boulot sur un copieur, ca va vite, ca me genere des pdfs que je mets sur mon google drive.

jeremob

Le 28/10/2016 à 16h16

#18 Signaler
Je pourrais également scanner au bureau, mais je me vois mal me ramener avec mes paperasses, et il y a toujours quelqu'un ...
Et les documents scannés (noms de fichiers et utilisateur) sont répertoriés ^^ (Je bosse dans l'IT)

Après, sécuriser les données n'est pas un soucis pour moi. Je ne mets rien de confidentiel sur le Cloud ^^
D'ou l'utilisation de mon synology avec une réplication distante
MieL

Le 28/10/2016 à 16h27

#19 Signaler
désolé, mais bossant dans la sécu info, je me permet cette réflexion (je ne prends personne de haut, ce n'est que la conclusion de ce que je peux constater régulièrement) :

"Avant de numériser vos documents, apprenez à (vraiment) protéger vos données."

Le mec qui tombe sur une telle mine de documents va vous pourrir la vie (usurpation d'identité, ouverture de compte bancaire etc...)
Que ce soit sur votre disque, et encore plus sur un cloud, je conseille de créer un dossier chiffré que vous synchronisez ensuite
wiwi93

Le 28/10/2016 à 16h44 (Modifié le 28/10/2016 à 16h45)

#20 Signaler
désolé, mais bossant dans la sécu info, je me permet cette réflexion (je ne prends personne de haut, ce n'est que la conclusion de ce que je peux constater régulièrement) :

"Avant de numériser vos documents, apprenez à (vraiment) protéger vos données."

Le mec qui tombe sur une telle mine de documents va vous pourrir la vie (usurpation d'identité, ouverture de compte bancaire etc...)
Que ce soit sur votre disque, et encore plus sur un cloud, je conseille de créer un dossier chiffré que vous synchronisez ensuite

Le conseil est bon, par contre associer dossier chiffré et cloud c'est assez risqué pour un débutant.

Un jour, j'ai un utilisateur qui avait créé un container TC à taille fixe et qui avait synchro un dossier qui contenait le fameux fichier.
Il ouvrait régulièrement son container et stockait des fichiers importants à l'intérieur.
Un jour qu'il n'avait plus de place sur son hdd, il a supprimé le fichier (assez volumineux) en se disant que toute façon il avait un backup.

Sauf que pour la synchro se faisait sur un container qui aux yeux de la synchro ne bougeait jamais (taille fixe). Quand il a récupéré son backup, le container été vide ...Fail... xS

Bref, renseignez vous bien et posez des questions avant de vous lancer
jean330

Le 28/10/2016 à 17h23 (Modifié le 28/10/2016 à 17h24)

#21 Signaler
c'était quel type de container ? (nom du logiciel)
Étonnant que la synchro ne jetait pas un oeil sur la date de modif
MieL

Le 28/10/2016 à 17h40 (Modifié le 28/10/2016 à 17h43)

#22 Signaler
Je suggère Veracrypt, c'est un soft open source qui créé un disque virtuel chiffré, le tout est stockable dans un unique fichier.
Pour les connaisseurs, c'est un fork de Truecrypt
christodu59

Le 28/10/2016 à 17h41

#23 Signaler
pour le prix du produit que tu as mis sur amazon autant acheter une imprimante, la notre on la payé 20 euros de plus avec en plus un ODR et c'est une imprimante multifonction scan/fax/etc... elle imprime recto/verso et elle prend les feuille A3 aussi. Mais sa fait 2 ans qu'on la du coup n'ai plus proposer a la vente.
jeremob

Le 28/10/2016 à 19h53

#24 Signaler
pour le prix du produit que tu as mis sur amazon autant acheter une imprimante, la notre on la payé 20 euros de plus avec en plus un ODR et c'est une imprimante multifonction scan/fax/etc... elle imprime recto/verso et elle prend les feuille A3 aussi. Mais sa fait 2 ans qu'on la du coup n'ai plus proposer a la vente.

Le scanner fait également recto-verso ? En automatique ?
oneil84

Le 28/10/2016 à 19h58 (Modifié le 28/10/2016 à 20h01)

#25 Signaler
ORGANISATION SUR LE PC


tous mes papiers, je les scannes, ça vas beaucoup plus vite pour trouvé sur le pc...
le plus long etant la premiere fois....

double backup, sur pc dans un dossier securiser
sur dde en claire
+ rangement des papiers dans une boite












a la suite du premier scan ( tous tes papiers ) , se sera baucoup plus simple de scanner tes papiers,

je scan régulièrement, les fiches de paie 1 fois par mois les factures est autres en général c'est des mails ...

voilou
wiwi93

Le 28/10/2016 à 21h53

#26 Signaler
c'était quel type de container ? (nom du logiciel)
Étonnant que la synchro ne jetait pas un oeil sur la date de modif
C'était du TC.
Non c'est normal, la date et l'heure de modif ne change pas.
Vu de l'extérieur, ton fichier n'est pas modifié. C'est l'intérieur du container qui est modifié, c'est seulement une fois que tu l'ouvre que tu constates les modifications.

Après en bidouillant c'est faisable, mais pas avec tous les types de containers et pas avec tous les systèmes de cloud. Certains peuvent gérer ça, d'autres non.
Korb

Le 28/10/2016 à 22h02 (Modifié le 28/10/2016 à 22h07)

#27 Signaler
Données sur NAS.
Copie sur un autre NAS, un DD externe et 2 cloud avec chiffrement.
Petit plus en tant que développeur web : creation d'une app web pour lister par catégorie, trier, afficher et uploader les fichiers ;)b
christodu59

Le 28/10/2016 à 22h17 (Modifié le 28/10/2016 à 22h24)

#28 Signaler
pour le prix du produit que tu as mis sur amazon autant acheter une imprimante, la notre on la payé 20 euros de plus avec en plus un ODR et c'est une imprimante multifonction scan/fax/etc... elle imprime recto/verso et elle prend les feuille A3 aussi. Mais sa fait 2 ans qu'on la du coup n'ai plus proposer a la vente.

Le scanner fait également recto-verso ? En automatique ?

oui il y a 2 fente d'ouverture la basique a l'arriére pour imprimé, puis pour scanné il y a la vitre basique mais aussi une fente sur le dessus, on peut même mettre un paquet de feuille a scanné (dans la limite de 10 feuilles) et il s'en occupe tous (et fait aussi recto/verso si on lui as dit dans les paramètre avant de scanner). Et c'est la même marque (Brother) que l'appariel du lien donner.

On n'as même une garantie 5 ans gratuite "sur site", (donc c'est quelqu'un qui viens au domicile si elle tombe HS).
Bon après faut voir la panne ;) car on n'as déja eu une panne et brother nous as envoyer un PDF sur comment réinitialisé l'encodage (qui était a l'origine du problème car elle imprimé des page blanche avec un carré noir au millieu de la feuille et disait bourrage papier aprés l'avoir imprimé) avec un simple coton tige

Mais bon elle n'ai plus proposer a la vente

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